Il budget di un matrimonio

Si sente parlare sempre di più cash flow, pianificazione di spesa e budget, anche per l’organizzazione del matrimonio e di altri eventi.

 Ma come si fa a sapere cosa si spende per un matrimonio, se per esempio è la prima volta che ci si sposa? 😊

Proprio grazie al mio contributo come wedding planner, possiamo elaborare un budget, un cash flow; solitamente, lo si compila durante i primi incontri, nei quali ascolto il racconto ideale del matrimonio della coppia e cominciamo a mettere dei punti fermi.

L’elaborazione di un piano economico generale ci permette di tenere sotto controllo le uscite dei vari servizi e di tenere in considerazione tutte le voci che sono coinvolte nel matrimonio.  E sono tante.

Ma quello che mi preme di più fare da subito è quello di elaborare un budget generale che sia congruo con il numero degli invitati: si definisce una cifra massima sotto la quale si cerca di stare, non tralasciando nessun aspetto.  

L’importante è che la cifra sia giusta e corrispondente con il numero di invitati: questo è il dato che fa pendere la bilancia e ci fornisce indicativamente l’ordine di grandezza della spesa. Difatti, la spesa della ristorazione che sia nella combinazione [location + catering] o ristorazione interna, è la fetta più grande e che porta via le risorse maggiori, quantificabili intorno al 50%.

Per questo, mi batto sempre per una lettura corretta del menù, per non avere sorprese o costi da gestire fuori budget.

Le voci di spesa di un matrimonio sono molteplici, ma per contenere spese folli o fuoriuscite non preventivate, è necessario lavorare sulle priorità: quali sono le priorità per una coppia? Ho imparato che ogni matrimonio è diverso perché noi siamo diversi e abbiamo punti fermi che non possono essere messi in discussione: alcune persone puntano sul divertimento, sulla musica, mentre altri puntano su elementi della ristorazione come l’open bar.

Sono queste priorità che vengono alla ribalta proprio nei primi momenti di incontro a definire le colonne portanti del nostro progetto, senza le quali non potremmo andare avanti nell’organizzazione. Non mi sentirete mai pronunciare la parola rinuncia, piuttosto si riformula il budget.

Perché le posso fare?

Perché la mia attività di wedding planner mi ha permesso di conoscere al meglio il mercato delle offerte del matrimonio, conoscono quali sono i costi minimi di ogni servizio, per poter elaborare una giusta offerta. Inoltre, tramite le collaborazioni instaurate ho la possibilità di esercitare scontistiche e sicuramente un potere economico, come un commerciale.

I costi minimi definiti all’interno del budget sono la garanzia di un rapporto qualità/prezzo bene definito: sotto questi minimi viene intoccato questo debole rapporto che non garantirebbe più la qualità.

Iniziando la progettazione di un matrimonio, la parte economica è fondamentale: non esiste un budget alto o basso. Esistono le priorità e la professionalità di aiutare le coppie di sposi in questo percorso.

La selezione della location

Insieme al coordinamento della giornata, l’attività della ricerca della location è sicuramente quella più richiesta, a causa dell’ampiezza delle soluzioni e del mercato e della mancanza di tempo da investire nelle ricerche e successivamente nei sopralluoghi.

Infatti, come wedding planner posso affermare che questo servizio permette di risparmiare del tempo; ecco 3 aspetti:

  • Preparo insieme agli sposi il sopralluogo: scegliamo le location tra molte proposte su carta e organizziamo il sopralluogo con spirito critico
  • Sono a conoscenza di quanto dura un sopralluogo in generale e così poter organizzare diverse visite in una giornata (non troppe, ma il giusto)
  • Seleziono le location in base alla distanza, per definire gli spostamenti e la tabella di marcia del giorno del matrimonio.

Gli sposi si lamentano del fatto che spesso questa attività è relegata ai ritagli di tempo o alla sera: essendo la mia attività principale, posso filtrare le informazioni di catering e banqueting o ristorazioni interne.

Grazie al colloquio con gli sposi, cerco di identificare la giusta location tenendo in considerazione tre elementi:

  1. La disponibilità della location: non presento mai una location di cui non abbia verificato la sua disponibilità per la data indicata del matrimonio
  2. La capienza: non amo la location in cui gli invitati sono posti in sale continue ma senza visibilità da parte degli sposi. La sala deve essere unica e deve rispecchiare la capienza per il numero di persone che ipoteticamente saranno presenti quel giorno. E deve avere un piano A, ma anche un bel piano B per il cattivo tempo.
  3. Il budget: non iniziamo la ricerca della location se non abbiamo chiaro alcune informazioni (la data, il numero approssimativo degli invitati e il budget di spesa).

La preparazione del sopralluogo è fondamentale: recupero le informazioni direttamente dalla location, le leggiamo e ci prepariamo all’incontro con spirito critico e di ascolto. Gli sposi sono liberi di fare le domande.

La ricerca della location è fondamentale perché da questo elemento si definiscono tutti gli altri, tra cui la tabella di marcia, la scelta dei fornitori e infine anche gli aspetti creativi.

Definisce tutta l’atmosfera del matrimonio.

E’ un lavoro di selezione, di ascolto, di colloquio e di immaginazione (soprattutto) poiché le location sono spesso disallestite e la vegetazione non è sempre quella della stagione del matrimonio.

Insieme possiamo fare questo cammino di selezione e di scelta.

Un salto nella Savana: il battesimo di Samuele

I miei clienti non si dimenticano di me: le mie coppie tornano sempre per festeggiare i nuovi DSC_2619eventi della vita familiare. Ed il battesimo è uno di questi momenti.

Non sempre chi viene da me deve organizzare eventi di grandi dimensioni come un matrimonio, poiché la mia consulenza può essere operativa, di allestimento, logistica e/o di budget.

Elisa e Daniele si sono sposati il 5 settembre 2015, a Milazzo ed insieme a loro festeggio anche il battesimo del loro piccolo! Una grande emozione!

Per il battesimo di Samuele, ho fornito la mia consulenza operativa per la scelta del tema e dello stile della confettata e dell’allestimento; insieme ai genitori, abbiamo scelto il tema: un salto nella Savana per questo leoncino.

Quindi grazie al contributo di Mamilla Design abbiamo creato le mascherine di leoni, zebre ed elefanti che sono andati a colorare il nostro tavolo. Ovviamente erano a disposizione di tutti gli invitati che hanno creato un momento di puro divertimento per il photobooth. Sul tavolo abbiamo posizionato alcuni contenitori porta caramella che riprendevano i colori e le forme della Savana. Appeso al muro dietro la confettata faceva la sua bella mostra il banner con il nome del festeggiato.

Sul tavolo, una tovaglia dalla fantasia colorata, con foglie e tanto verde!

Ho cercato di proporre qualcosa di alternativo, per ragionare un po’ fuori dagli schemi e ho trovato dei clienti che ne hanno apprezzato la creatività!

Abbiamo comunque strizzato l’occhio alla tradizione inserendo nei dolci della confettata anche zuccherini celesti e confetti alla mandorla classica.

Le bomboniere sono state ordinate a Laboratorio da tutti Paesi, per aiutare le persone in questi momenti felici: piccoli animali di terracotta sempre legati alla Savana e non solo, a cui abbiamo legato il sacchetto porta confetti immancabile!

7 motivi per contattare un wedding planner

Le domande che gli sposi si pongono prima di contattare una wedding planner riguardano il motivo per cui dovrebbero “farsi organizzare” il matrimonio da un’estranea. E perché mai pagare qualcuno che li aiuti nei preparativi? Sono domande che spesso mi trovo ad affrontare durante la mia attività quotidiana.

E quale luogo migliore del mio blog per mettere in luce i fattori positivi nello scegliere un wedding planner?

  • Il budget. Per organizzare un evento, di qualsiasi tipo, è necessario fissare un budget. 12250356_1483006512007819_265116136_oGrande o piccolo che sia è fondamentale definire quali sono le finanze della coppia in quel preciso momento. E’ la domanda che faccio solitamente, al primo incontro. In base a questo, si definisce la presentazione dei costi dei vari fornitori e dei loro servizi. La figura del wedding planner è per tutte le coppie, non c’è differenza: non è un servizio esclusivo.
  • La conoscenza del mercato. Il mercato del wedding è cambiato moltissimo negli ultimi anni. Ecco quindi che i fornitori di servizi per il matrimonio si sono moltiplicati (del resto anche la figura del wedding planner nasce da questo). Ecco perché è necessario affidarsi a qualcuno che possa selezionare i servizi e i fornitori e che definisca, per esempio, anche sopralluoghi mirati nelle varie location. La conoscenza del mercato favorisce così il risparmio di tempo (nell’organizzazione, ma anche della vita) e di denaro, soprattutto quando il wedding planner ha contatti con diversi fornitori cui potersi rivolgere.
  • “Avere una vita al di fuori dell’organizzazione del matrimonio”. Per molte coppie l’organizzazione del matrimonio è sinonimo di sottrazione al tempo libero di momenti fondamentali. Ecco perché hanno bisogno di qualcuno che gestisca l’aspetto dell’organizzazione. Anche il periodo dei preparativi deve essere memorabile e ricordato come un bel momento di gioia e divertimento e inserito nei momenti belli della vita. Il periodo dei preparativi è sicuramente una palestra di allenamento per la coppia, una sorta di prova generale della vita matrimoniale stessa. Il wedding planner aiuta ad esercitarsi anche in quello: insieme si trova la strada, insieme si trova la decisione giusta, quello che piace ad entrambi.
  • Per avere cura dei propri ospiti. Spesso, le coppie di sposi sono angosciate dai loro DSC_5602ospiti (come prenderanno le loro scelte, se piacerà il cibo, la location…). Il wedding planner aiuta gli sposi a tenere sotto controllo le ansie che si generano; gli sposi potranno godere molto di più della compagnia dei propri ospiti. Spesso anche le location apprezzano la presenza di un wedding planner che coordini al meglio la giornata.
  • Il wedding planner risponde a qualsiasi domanda (sul matrimonio!). E’ un consulente, uno psicologo, un personal shopper… tutto in un’unica figura. Ed è creativo perché fornisce soluzioni sempre nuove. Ha la capacità di vedere le soluzioni dove gli altri non le vedono: è un project manager, un problem solver. Non vuole che il grande giorno dei suoi sposi venga turbato da un qualsiasi problema.
  • La programmazione della tabella di marcia. E’ importante stabilire i dettagli delle varie situazioni logistiche, per definire un fluire unico di momenti emozionanti. Non sarà una marcia forzata, nessuno avrà la percezione del susseguirsi di momenti. Non ci saranno momenti morti.
  • I particolari fanno la differenza. Anche grazie all’allestimento, alla scelta dei colori e degli stili, il wedding planner riesce a donare la giusta attenzione ai particolari e a tutti gli aspetti creativi che rappresentano e/o sono stati scelti dagli sposi.

Volete avere maggiori informazioni su questa figura e su come può aiutarvi a rendere il vostro giorno anocra più bello?

Non vi resta che contattarmi 🙂