10 anni

Sapere Aude

Celebro i 10 anni di attività.

10 = 1+0 = 1 illustra l’eterno ricominciare.

Di quello che sono consapevole è che sono passati in un soffio. Ho dato il via a questa attività quando c’era una grave crisi (iniziata nel 2009) e senza neanche un cliente o un aggancio, quando si dice iniziare davvero da zero. La scelta imprenditoriale porta concretamente ad una nuova visione, anche della vita personale. Ma credo di aver sempre avuto nell’animo l’idea di imprenditorialità, anche perché respirato in casa.

10 anni fa ho iniziato questo lavoro di consulente, quando la maggior parte delle persone non aveva idea di cosa fosse la wedding planner: mi guardavano e pensavano che il matrimonio si organizzasse solo in famiglia, con l’aiuto dei famigliari. E non con l’aiuto di una sconosciuta.

10 anni di emozioni diverse e tante soluzioni, di creazione di legami molto forti, di nuove esperienze positive e negative. Tramite uno studio aggressivo e famelico, condito da tante sfide. La conoscenza del mercato del matrimonio e degli eventi è diventata sempre più profonda e intensa, grazie al fatto che tutti i progetti insegnano sempre qualcosa: è vero il detto che se non si finisce mai di imparare. Si lavora tanto e si alza sempre di più l’asticella. E’ una crescita continua: ogni volta che incontro una coppia o un cliente, il mio obiettivo è quello della personalizzazione, devono trovare la loro giusta ambientazione, devono rispecchiarsi nell’evento. Ecco la ricerca.

10 anni di cambiamento, lo applico perché è il corso naturale della vita. E’ la parola che attraversa questi anni di attività. Si cammina insieme ai clienti: è la stessa visione e lo stesso sguardo al futuro. Proprio per questo motivo, ho imparato a lavorare con le mani, con la carta, la resina il gesso e l’immancabile colla a caldo e poter creare una dimensione del sogno.

10 anni dove diventa sempre più forte il movimento del dare ed avere.  Si cammina insieme ai clienti, si rimane legato in maniera indissolubile per avere vissuto insieme grandi emozioni. E ci si rivede per gli altri grandi eventi della vita.

Il numero 10 indica sia la perfezione sia il dissolvimento di tutte le cose, ecco perché si ricomincia da qui: trovando nuove soluzioni possiamo andare lontano.

La consulenza

L’attività di wedding planner si struttura su tre pilastri:

  1. La consulenza
  2. La creatività
  3. La presenza.

Il primo punto che è necessario analizzare è sicuramente quello della consulenza. E’ probabile che la richiesta di una consulenza wedding planner, dopo l’emergenza Covid, possa avere una impennata. Ecco che per affrontare questo tema è necessario fare una premessa: partiamo dal presupposto che il servizio di wedding planner è per tutti, indipendentemente da tanti fattori [economici, creativi, di budget].

Il servizio di wedding planner ha come obiettivo primario aiutare gli sposi prima nell’organizzazione, nei preparativi, e nella gestione della giornata e durante la giornata stessa del matrimonio. L’attività del wedding planner si concentra innanzitutto sulla consulenza: non ci differenziamo né da un architetto, né da un avvocato; il wedding planner rappresenta una corsia preferenziale tra i clienti e il mercato del matrimonio. Può esercitare un potere economico, che si trasforma in risparmio per gli sposi. Grazie alla conoscenza approfondita dei fornitori del matrimonio (a partire dalla location fino ai confetti), il wedding planner è in grado di presentare le migliori soluzioni economiche, creative e logistiche che rispettino il budget degli sposi.

La consulenza riguarda quindi tutti i passaggi dell’organizzazione di un matrimonio.

La consulenza inizia già nel momento in cui per la prima volta incontro gli sposi: sono nella fase dell’ascolto; infatti è fondamentale vedere e conoscersi dal vivo, per potere vedere veramente come siamo. Ci raccontiamo. In questo incontro, si parla di date, di budget, e anche di location. In questa fase, sento “con tutti i sensi” ciò che per gli sposi è fondamentale per la loro giornata, quali sono gli elementi su cui costruire il loro matrimonio e come lo immaginano (formale, in piedi, rustico, elegante…). E’ importante anche conoscere che cosa non sia piaciuto nei matrimoni a cui hanno partecipato come invitati.

Una volta che il contratto è stato firmato e fissato una data (senza la quale non posso chiedere nessun preventivo), iniziamo a selezione le location con le caratteristiche che abbiamo sviscerato (area, tipologia, capienza, budget): dopo una selezione cartacea, fissiamo i sopralluoghi. Da qui si percepisce già il valore del consulente: mi muovo con movimenti mirati, in cui verifico le soluzioni più idonee. In che modo? Grazie alla conoscenza del mercato, dei fornitori: posso aiutare gli sposi a concentrarsi al meglio sul loro obiettivo, risparmiando molto tempo prezioso.
In conclusione, il wedding planner è un consulente.

Io sono un consulente: aiuto le coppie (e non solo, alle volte gli stessi fornitori mi chiedono come posizionarsi nel mercato) ad orientarsi nel mondo del matrimonio; posso esercitare anche un potere economico e contrattuale.

La consulenza è quindi personalizzazione: chi si rivolge ad una wedding planner vuole qualcosa di diverso dal solito, vuole organizzare un matrimonio ritagliato su se stesso. Ecco perché i miei matrimoni sono tutti diversi l’uno dall’altro: mantengono magari gli stessi momenti canonici, ma reinterpretati. La personalizzazione diventa esclusività quando creiamo prodotti, soluzioni o una creatività che non verrà più replicata.

Il tempo nel matrimonio

Non amare, né odiare la tua vita: ma il tempo che vivi, Vivilo bene, lascia al cielo decidere quanto sia breve o lungo. John Milton

Passano i mesi e passano gli anni. Questo vale anche per i matrimoni che ho organizzato e succede che ogni tanto perda i riferimenti e non ricordo più in che anno ho organizzato un determinato matrimonio.

Questo perché succede?

Perché il tempo è una risorsa, ma può anche essere un ostacolo: è una risorsa quando posso strutturare al meglio la giornata del matrimonio, organizzando una tabella di marcia, un ostacolo quando i preparativi diventano intensi.

Quanto tempo è necessario per organizzare un matrimonio?

Non c’è un tempo minimo né un tempo massimo: durante tutta la mia attività (a settembre, sono 10 anni!), ho organizzato matrimoni anche in 3 mesi. Le riviste o le pubblicazioni di settore parlano di 9 mesi, dando anche scadenze molto particolari, a mio avviso, come per esempio la scelta di bomboniere e fotografo 4 mesi prima della data… insomma, un po’ troppo tardi, non credete?

Per il mio modo di lavorare con le coppie, mi assesto su una media di 6 mesi.

Nei preparativi, con una figura di riferimento e di coordinamento come la mia, si possono ridurre i tempi, mantenendo tutta l’attenzione sui particolari, rispettando il susseguirsi corretto delle scelte (chiesa/comune, location, abito sposa…); il mio modo di lavorare prevede che organizzi e presenzi agli appuntamenti e insieme agli sposi crei la giusta definizione dell’agenda, che comprende cose da fare e quando.  Alla fine di ogni incontro, elaboro un punto della situazione, per visualizzare dove siamo e dove stiamo andando. La riduzione dei tempi dell’organizzazione del matrimonio è possibile grazie alla conoscenza del mercato, cioè la selezione dei fornitori più in linea con le richieste degli sposi, sia per tipologia di servizio, sia per budget.

La giornata del matrimonio vede come elemento principale il tempo, sia meteorologico sia per l’organizzazione della giornata: durante i preparativi, insieme agli sposi, ho potuto comprendere pienamente quali sono gli elementi fondamentali per la coppia e poter costruire il matrimonio tutto intorno alle loro esigenze. Definisco, quindi, insieme ai miei collaboratori, la creazione di una tabella di marcia: la giornata è complicata e ci sono STEP importanti che non possono mancare o essere tralasciati.

Prima di stilare una tabella di marcia, ho già individuato e risolto alcune problematiche organizzative durante il sopralluogo: sappiamo tutti dove e come si svolgeranno i vari momenti e abbiamo anche definito il piano B. Ho analizzato ed esposto agli sposi alcune aree critiche (come spostamenti, allestimenti e persone coinvolte) e a cui abbiamo prontamente trovato una soluzione. Solo allora posso pensare agli orari.

La tabella di marcia non rappresenta la giornata al secondo, ma è un documento che ci permette di gestire i fuori programma: un ballo in più, il discorso del papà, l’extra time; tutti gli attori coinvolti (sposi e fornitori) ne devono essere a conoscenza. Inoltre, la tabella di marcia ci serve per avere tutto sotto controllo, per definire invece quello che potrebbe non esserlo, come per esempio i contrattempi. Serve anche per i fornitori per rispettare le regole della location, perché dobbiamo sempre ricordare di avere rispetto di tutti, dei contratti e degli orari per lavorare sempre e in tranquillità.

Empatia e Collaborazione

Nella lunga storia del genere umano (e anche del genere animale) hanno prevalso coloro che hanno imparato a collaborare ed a improvvisare con più efficacia.”
CHARLES ROBERT DARWIN

L’empatia e la collaborazione sono due parole, tornate alla ribalta prepotentemente in questo periodo: sono fondamentali per cominciare a pianificare e necessarie per proseguire nella creazione di valore e di fiducia, sia per i matrimoni sia per gli eventi.

Se il lavoro di squadra era fondamentale nello svolgimento degli eventi e dei matrimoni, prima dell’avvento del Coronavirus, ora è necessario! Soprattutto per sopperire ad alcune mancanze dei fornitori in questo momento: non sono in grado di gestire questo momento difficile e riversano sul cliente tutte le loro insicurezze (economiche e professionali), generando ancora più panico e confusione.

E’ davvero un momento fondamentale per cambiare la gestione degli eventi e dei matrimoni! Rispetto al primo momento di apparizione del virus, ora si parla del futuro; oramai gli occhi sono puntati sulla stagione del 2021: ma sarà veramente un anno di boom?

Personalmente, non credo: dovremo gestire la confusione del 2020 e le nuove sfide che si genereranno nel 2021. I clienti, sia privati sia aziendali, avranno bisogno di persone di riferimento, di trovare qualcuno che li guidi nella giungla delle offerte, ma anche nel deserto di soluzioni: troveremo nuove prospettive di lavoro. Per la mia attività di wedding planner, il 2020 è un anno “sabbatico”, arrivato in un momento in cui ero “esausta” ma che aiuta a formarmi, a cambiare prospettiva e a mettere in luce nuovi aspetti della mia attività.

Cosa sto facendo?

Sto strutturando l’attività in maniera diversa, con soluzioni ancora più personali, ancora più profonde: alcuni servizi sono “messi in pausa”, altri invece hanno preso il sopravvento. La parte creativa prosegue, sperimenta e porta alla luce dei progetti che hanno come obiettivo quello di alleggerire l’atmosfera.

Per esercitare l’empatia,  dobbiamo metterci nei panni di un cliente spaventato, arrabbiato e che ha anche diversi problematiche da gestire (psicologiche, organizzative, logistiche ed economiche): non si tratta di giustificare tutte le richieste, ma si tratta di diventare un punto di riferimento e non di scontro, di trovare una soluzione che sia utile per tutti.

Non si tratta solo di cambiare l’atmosfera di un matrimonio, di passare da un allestimento estivo ad uno invernale, ma bisogna far comprendere al cliente le forme del cambiamento; per esempio le modifiche dei menù (non potendo più organizzare buffet, per evitare gli assembramenti) e per il divertimento (subirà anch’esso delle modifiche).

La consulenza diventa necessaria: personalmente l’ho sempre applicata, essendo una wedding planner; in questo momento specifico mancano date di ripartenza e protoccoli, ma tramite l’esperienza sul campo, possiamo già ipotizzare alcuni scenari.  Ma al cliente bisogna sempre indicare la positività del matrimonio.

La collaborazione tra fornitori deve essere guidata sempre dall’idea che il cliente non è solo colui al quale chiediamo i soldi; alle volte, alcuni mi rinfacciano che le mie coppie pendano dalle mie labbra: non è un rapporto di sudditanza, sono alla ricerca di una persona di fiducia, in un momento già emotivamente forte, schiacciati dall’ansia da prestazione. Ora più che mai.

Non bisogna comunque dimenticare il significato del matrimonio, l’unione, la celebrazione di un amore e di una nuova famiglia che nasce. Per un periodo, torneremo a fare matrimoni come una volta: più intimi, più seduti al tavolo, tenendo in considerazione anche soluzioni ecosostenibili (come ha dimostrato la tendenza  statistica  degli ultimi acquisti).

Al cliente bisogna sempre indicare la positività del matrimonio. e la personalizzazione del servizio.

La nuova figura del wedding planner

Il rinvio dei matrimoni a date del 2021 a causa del Coronavirus, potrebbe portare all’aumento della ricerca di figure come wedding planner: sto già verificando questa nuova tendenza in questi giorni, forse perché le coppie hanno provato sulla loro pelle lo stress e la complessità dell’organizzazione. Questo momento in cui molte attività sono ferme, ci ha messo di fronte ad una analisi delle cose che sappiamo fare da soli e altre no. Io sono una wedding planner e posso sfruttare al meglio il tempo dell’organizzazione per curare i dettagli, soprattutto quando i matrimoni diventano più intimi.

Ne ho parlato qui http://www.manuelamartinelli.it/elopement-e-matrimoni-intimi-soluzioni-al-tempo-del-coronavirus/

Normalmente non credo molto nelle offerte e nei pacchetti.

Soprattutto oggi credo invece nella elasticità della mia attività, della mia offerta: voglio essere ancora più dinamica, per creare un nuovo modo di lavorare più agile, in grado di adattarsi al mondo che sta cambiando.

Per aiutare ancora di più i futuri sposi, cerco di mettermi nei loro panni, posso aiutarli a vincere le loro paure, gestendo sia servizi on line sia off line, in affiancamento a quello che già normalmente prevedo nella mia attività:  

  1. Trovo una soluzione pratica ad un problema concreto sia logistico (elaborazione della tabella oraria, con consegna del materiale…) e creativa (allestimenti, confettata, bomboniera…),
  2. Sono un tramite e un facilitatore con i vari fornitori coinvolti, tenendo sempre in considerazione il lato umano e le professionalità specifiche di ognuno.
  3. Sono un sostegno psicologico per gli sposi nei diversi momenti della preparazione e spesso nel giorno del matrimonio, sono l’unica che può mantenere la lucidità, nell’affrontare le dinamiche.
  4. Assisto la coppia nella gestione del budget, per garantire che la spesa sia complementare alla giusta riuscita del matrimonio, utilizzando anche soluzioni diverse o nuove strategie.

Come mi sto organizzando con le mie coppie? Da fine febbraio (con una prima parziale chiusura in Lombardia), ho parlato chiaramente e abbiamo trovato nuove soluzioni: non ho applicato una strategia attendista, ma sono intervenuta subito. In questo modo, ho potuto contare sul fatto che i fornitori fossero disponibili. Sono stata elastica per tutti gli spostamenti di data e ricollocazioni all’interno del calendario 2021, andando ad occupare anche gli osannati sabati: credo che l’unica strategia da applicare in questo momento sia l’elasticità. Ho aiutato le mie coppie (e anche i ragazzi che mi hanno chiesto dei pareri) cercando di mantenere i piedi per terra.

Si dimostra forte il lato della consulenza, sulla quale ho insistito e costruito la mia immagine negli anni: la consulenza mi aiuta a gestire una rete di collaboratori con cui poter instaurare un rapporto di fiducia e di lavoro di squadra. Ci stiamo spostando verso la creazione di un nuovo modo di lavorare più dinamico, in grado di adattarsi al mondo che sta cambiando: sono sempre più attenta a sviluppare le competenze trasversali, le soft skills dove la comunicazione, la mediazione ed il lavoro di squadra diventano fondamentali.

L’elasticità si trasforma e diviene così personalizzazione dell’evento: con matrimoni intimi o elopement e le personalizzazioni potremo raggiungere livelli molto alti e ogni matrimonio può diventare sempre una nuova ricerca.

Elopement e matrimoni intimi: soluzioni al tempo del Coronavirus?

Da qualche giorno, si sente parlare in maniera preponderante di elopement.

Ma cosa significa? Soprattutto è una tipologia di matrimonio applicabile in Italia?

L’elopement è una fuga a due, un momento romantico per il matrimonio vissuto esclusivamente e in solitaria dai due sposi: spesso applicata in Italia da clienti esteri, come wedding destination, che decidono di sposarsi o da soli o con un numero ristrettissimo di invitati. Qualche anno fa precisamente nel 2017, in uno shooting fotografico in Abruzzo, abbiamo messo in scena proprio una fuga a due: è qualcosa di molto particolare, di sensazionale anche e che va oltre le nostre solite abitudini e credenze italiane. E’ stata una esperienza che mi ha aiutato professionalmente e che mi ha portato verso una nuova modalità di organizzazione del matrimonio.

Per dedicarsi un elopement, al centro di tutto, c’è il grande amore che unisce una coppia, la voglia di festeggiare solo con le persone più vicine: il consiglio è sempre quello di affidarsi sempre a fornitori professionali, perché proprio in questo caso la cura di ogni dettaglio è ancora più importante. E’ fondamentale che tutto funzioni al meglio, proprio per rendere ancora di più questa esperienza indimenticabile. È la soluzione più corretta per poter comunque vivere la giornata del matrimonio con tutti i suoi aspetti, ma in una situazione più ovattata e  più ancora romantica.

Senza ricorrere ad una fuga a due, così ristretta, in Italia, sono sempre esistiti i matrimoni così detti intimi. Ricordo che il matrimonio con il minor numero di invitati che ho organizzato è stato quello di Maria e Marco nel 2013 e contava solo 21 invitati: una scelta dovuta alla lontananza di alcuni parenti e allo stato di salute di altri.

Mi sono proprio divertita.   E’ stata una bellissima esperienza: i due sposi hanno coronato il loro sogno a Palazzo Reale, con una cerimonia elegante nella Sala degli Specchi. Abbiamo potuto godere di Piazza Duomo e successivamente ci siamo spostati tutti all’Hotel Manin di cui avevamo riservato il giardino interno. Ricordo la bellezza di potersi dedicare a tutti gli invitati, il loro relax, alla gioia di poter con uno sguardo abbracciare tutte le persone della famiglia. Anche per gli invitati fu una occasione davvero molto bella di godersi anche una Milano inaspettata, tra i cortili, meravigliosamente silenziosa, in una cornice riservata.

Tutti coloro che hanno lavorato con me quel giorno, si ricordano quel matrimonio per la tranquillità, l’amore, la cura di ogni suo aspetto.

E ora via libera alla fantasia, per festeggiare e coronare nuovi sogni di amore.

Una nuova vita

Sarà una nuova vita, proprio come quella che inizia con la convivenza e poi con il matrimonio: dopo il COVID parleremo di una vita del prima e del dopo.  

Magari un pochino meno sociale, più attenta e ridotta, ma sarà una nuova vita.

Si è creato uno spartiacque, un confine che sta modificando già ora il mondo di pensare ai prossimi eventi (matrimoni, fiere…), oltre che a quello di vivere.

Dobbiamo entrare nell’ottica che abbandoneremo i vecchi schemi per crearne di nuovi, con nuovi dispositivi e nuove tecnologie, volte a salvaguardare la nostra salute.

Ma quello che ci chiediamo, con i dati alla mano e la riapertura della fase 2 tanto richiesta, riguarda l’essere pronti o meno ad affrontare questa nuova vita.

La sala è pronta

La prima risposta riguarda la formazione: mi sto formando. Per adesso, è l’unica cosa che in questo momento può dare degli spunti di riflessione e che mi aiuta ad essere più vicini a miei clienti e mi permette di costruire un futuro insieme ai partner del settore. Di conseguenza tramite webinar e articoli, mi sto documentando per comprendere quali saranno gli aspetti da mettere in campo durante gli eventi subito per la sicurezza dei miei clienti, dei loro ospiti, mia e dei fornitori coinvolti.

La preparazione di una chiesa

Bisogna concentrare la nostra attenzione su alcuni aspetti, per essere pronti ad affrontare i cambiamenti e poi poterli spiegare anche ai nostri clienti.  

La cerimonia sia in Chiesa sia Comune sarà sicuramente soggetta ad alcune restrizioni: il social distancing ci permetterà di mantenere una distanza che si aggira tra 1,5 mt fino a 2 metri; una distanza inferiore sarà concessa esclusivamente agli sposi. Attenzione quindi a baci e abbracci e fotografie di gruppo. Inoltre, per tutti gli invitati mascherine e guanti.

Sono state implementate già delle soluzioni: da una azienda italiana sono stati creati bracciali che possono comunicare tra loro il mantenimento o meno della distanza tra invitati, comunicando tramite wifi.

Anche per quanto riguarda la ristorazione, ci saranno delle modifiche determinate dal fatto che i buffet in aperitivo o di dolci non si potranno fare così come li conosciamo oggi, ma che dovranno modificarsi: verranno magari serviti già impiattati, evitando così i contatti.

Ci saranno anche da applicare degli accorgimenti in cucina e anche nel mantenimento della distanza sociale tra i camerieri e in cucina i tempi potrebbero allungarsi.

L’aperitivo

L’aspetto delle sanificazioni della location prima, dopo e durante potrebbe diventare un elemento di riflessione, per comprendere quali saranno le vere tempistiche.

La disposizione dei tavoli potrà subire alcune modifiche, in quanto non sarà possibile mantenere i medesimi schemi di prima (quante persone potranno sedersi ad un tavolo?). Sicuramente, entrando in sala, sarà necessario prevedere alcuni dispenser di soluzione disinfettante e guanti.

Di conseguenza, il ballo, il taglio della torta e tutte le manifestazioni collettive dovranno esser riformulate, per evitare l’assembramento.

Ovviamente, non abbiamo ancora nessuna indicazione da parte delle autorità: sarà necessario averle il prima possibile, per poter collaborare insieme ai vari fornitori e garantire la sicurezza.

Questa mia riflessione non vuole assolutamente essere negativa o gettare benzina sul fuoco, ma vuole solo considerare delle modifiche degli assetti di vita e degli eventi perché dobbiamo lavorare in sicurezza e cominciare a pensare, a riflettere per essere consapevoli e mantenere il giusto rapporto di fiducia con i nostri clienti.

Poter festeggiare, celebrare i momenti più belli in assoluta sicurezza dovrà essere una priorità al pari della qualità e bellezza degli eventi stessi.

Il piano B

Prende sempre più forma una stagione dei matrimoni con caratteristiche molto particolari: si aprirà più tardi e non si fermerà con l’inverno.

In questo momento, alcune coppie hanno deciso di spostare la data del loro matrimonio a dopo l’estate, all’inverno oppure già nel 2021. Altre hanno deciso di congelare la data, con l’obiettivo di trovare una nuova soluzione; mentre l’annullamento della data è stato scelto da poche coppie.

Ciò che mi piace sottolineare è che i professionisti del settore devono essere contattati con largo anticipo: non solo per comunicare il cambio della data, ma per gestire l’organizzazione del lavoro e delle squadre eventuali che dovranno essere definite.

In questo momento, dove le decisioni da prendere sono gravi e spesso gli animi stressati, bisogna lasciare affiorare ancora di più il lato umano; normalmente, già il nostro lavoro si basa sul feeling, sull’ascolto, adesso dobbiamo essere presenti per aiutare le coppie in questo momento difficile.

La figura del wedding planner può aiutare gli sposi in questa fase: fare da tramite, da intermediario per trovare la soluzione giusta che accomuni tutti.

Il Borgo della Rocca

Il primo punto da cui partire per iniziare a ripianificare il tutto è sicuramente la location (che determina anche la disponibilità e la scelta della data).

Se prima il piano B era importante, adesso è diventato vitale: prima di questo lockdown, il piano B riguardava in primo luogo l’instabilità del tempo e/o la pioggia; facendo insieme con gli sposi il sopralluogo in location, si definivano gli spazi per il piano A e il piano B, verificando per esempio anche la capienza delle sale. L’obiettivo era di non far vedere di aver messo in piedi una soluzione di ripiego: il piano B doveva essere bello quasi come il piano A.

Quindi, l’idea di partenza è quella di trovare insieme al responsabile della location, la soluzione più giusta: al momento, il consiglio è quello di pensare alla traslazione della data dopo l’estate, per osservare l’andamento di questi mesi e per verificare se e quando il Governo dovesse emettere altri ordini di chiusura.

Per i matrimoni dopo il mese di settembre, avranno anche loro una bellissima atmosfera: l’aria si fa più leggera, si può giocare con l’illuminazione con piccoli fili led, candele e colori leggermente più caldi.  

Bisogna considerare, però nella tabella oraria, soprattutto da ottobre in poi le ore di luce solare a disposizione: in questo caso bisogna lavorare insieme alla squadra di fornitori per poter sfruttare al meglio. Penso ai fotografi che devono essere messi nel migliore delle condizioni: definire quindi insieme i momenti, gli orari giusti per le fotografie più suggestive.

Con i matrimoni invernali, aggiungiamo una atmosfera magica, naturale che può essere enfatizzata qua e la da alcuni elementi decorativi (come alberi di Natale, coccarde…) e da luci (led e candele); bisogna verificare le condizioni tecniche della location, pensando al riscaldamento e agli spazi interni che siano capienti il giusto e che permettano di vivere al meglio la struttura, senza perdere attimi e momenti.

E’ qui che si lavora in squadra ed è qui si vede la professionalità dei fornitori!

Se la location, non dovesse avere i requisiti giusti, bisognerà trovare insieme ai responsabili una soluzione corretta: attenzione alla gestione della caparra e delle condizioni in cui si potrebbe perdere. Sarebbe davvero un peccato non sfruttare appieno l’occasione di poter sognare e progettare un’altra volta al proprio giorno più bello.

Come affrontare il #covid19 nell’organizzazione del matrimonio

Quando si effettua una scelta, si cambia il futuro.
(Deepak Chopra)

Ho sempre affermato che il lavoro di wedding planner, oltre ad essere caratterizzato da una maggioritaria componente organizzativa, consiste anche nel fornire un aiuto psicologico fondamentale alla coppia, ma anche al singolo individuo.  

In questo momento, durante l’epidemia di Covid-19, è quello che sento più necessario per i miei clienti: da qualche settimana, sto già gestendo la situazione con le mie coppie; con alcune, siamo arrivati alla decisione di posticipare la data delle nozze a data da destinarsi perché troppo a ridosso dei mesi in cui l’Italia intera è diventata “zona protetta”.

Con altre, stiamo alla finestra per capire come possiamo mantenere la data programmata, in quanto fissata dopo l’estate: il consiglio è quello di aspettare almeno il 3 di aprile e di non prendere decisioni affrettate.

Oggi non vi voglio dare consigli o stratagemmi per risolvere il contratto con qualche fornitore, ma voglio condividere i consigli di buon senso che bisognerebbe mettere in pratica.

Non sapendo quali saranno le tempistiche per risolvere questo problema e non possiamo sapere come saranno i prossimi mesi, quando sarà possibile nuovamente celebrare i matrimoni.

Bisogna assolutamente prendere una decisione, ma questo non si deve fare da soli.

Due sono le strade da percorrere

Lo spostamento dell’evento: insieme ai fornitori, si cerca di trovare una nuova data insieme che vada bene per tutti.

L’annullamento dell’evento, tenendo conto della clausola di forza maggiore (tutta da verificare e da comprovare anche con il consiglio di qualche avvocato nel termine di legge e nella presenza dei contratti con i fornitori).

Il mio consiglio è quello di parlare con i fornitori: se non sono loro a chiamare, prendete voi la decisione di sentirli per poter già imbastire un discorso, per potere trovare una soluzione: l’attesa non è la giusta strategia. Fatevi vedere partecipi e anche i fornitori saranno più disponibili con voi. (e prima vi muovete, prima troverete la soluzione più consona).

Se decidete di andare avanti con il progetto di nozze a breve, vi consiglio di non sottovalutare il lato psicologico, soprattutto di quello dei vostri invitati. Il lato psicologico concretamente può coinvolgere la voglia (o la paura) di partecipare ad un matrimonio (per l’affollamento e la vicinanza delle persone), oppure per l’impossibilità di sostenere dei costi (come i regali) o preoccupati per qualche parente perso o per il lavoro.

Oltre al fatto che rischiate di non poter raggiungere il numero minimo garantito dal contratto, portando ad un esborso significativo e sicuramente ad un matrimonio sottotono.

La decisione sta a Voi.

Torneranno i tempi dei festeggiamenti.
E saranno ancora più belli.

Il budget di un matrimonio

Si sente parlare sempre di più cash flow, pianificazione di spesa e budget, anche per l’organizzazione del matrimonio e di altri eventi.

 Ma come si fa a sapere cosa si spende per un matrimonio, se per esempio è la prima volta che ci si sposa? 😊

Proprio grazie al mio contributo come wedding planner, possiamo elaborare un budget, un cash flow; solitamente, lo si compila durante i primi incontri, nei quali ascolto il racconto ideale del matrimonio della coppia e cominciamo a mettere dei punti fermi.

L’elaborazione di un piano economico generale ci permette di tenere sotto controllo le uscite dei vari servizi e di tenere in considerazione tutte le voci che sono coinvolte nel matrimonio.  E sono tante.

Ma quello che mi preme di più fare da subito è quello di elaborare un budget generale che sia congruo con il numero degli invitati: si definisce una cifra massima sotto la quale si cerca di stare, non tralasciando nessun aspetto.  

L’importante è che la cifra sia giusta e corrispondente con il numero di invitati: questo è il dato che fa pendere la bilancia e ci fornisce indicativamente l’ordine di grandezza della spesa. Difatti, la spesa della ristorazione che sia nella combinazione [location + catering] o ristorazione interna, è la fetta più grande e che porta via le risorse maggiori, quantificabili intorno al 50%.

Per questo, mi batto sempre per una lettura corretta del menù, per non avere sorprese o costi da gestire fuori budget.

Le voci di spesa di un matrimonio sono molteplici, ma per contenere spese folli o fuoriuscite non preventivate, è necessario lavorare sulle priorità: quali sono le priorità per una coppia? Ho imparato che ogni matrimonio è diverso perché noi siamo diversi e abbiamo punti fermi che non possono essere messi in discussione: alcune persone puntano sul divertimento, sulla musica, mentre altri puntano su elementi della ristorazione come l’open bar.

Sono queste priorità che vengono alla ribalta proprio nei primi momenti di incontro a definire le colonne portanti del nostro progetto, senza le quali non potremmo andare avanti nell’organizzazione. Non mi sentirete mai pronunciare la parola rinuncia, piuttosto si riformula il budget.

Perché le posso fare?

Perché la mia attività di wedding planner mi ha permesso di conoscere al meglio il mercato delle offerte del matrimonio, conoscono quali sono i costi minimi di ogni servizio, per poter elaborare una giusta offerta. Inoltre, tramite le collaborazioni instaurate ho la possibilità di esercitare scontistiche e sicuramente un potere economico, come un commerciale.

I costi minimi definiti all’interno del budget sono la garanzia di un rapporto qualità/prezzo bene definito: sotto questi minimi viene intoccato questo debole rapporto che non garantirebbe più la qualità.

Iniziando la progettazione di un matrimonio, la parte economica è fondamentale: non esiste un budget alto o basso. Esistono le priorità e la professionalità di aiutare le coppie di sposi in questo percorso.