Non amare, né odiare la tua vita: ma il tempo che vivi, Vivilo bene, lascia al cielo decidere quanto sia breve o lungo. John Milton
Passano i mesi e passano gli anni. Questo vale anche per i matrimoni che ho organizzato e succede che ogni tanto perda i riferimenti e non ricordo più in che anno ho organizzato un determinato matrimonio.
Questo perché succede?
Perché il tempo è una risorsa, ma può anche essere un ostacolo: è una risorsa quando posso strutturare al meglio la giornata del matrimonio, organizzando una tabella di marcia, un ostacolo quando i preparativi diventano intensi.
Quanto tempo è necessario per organizzare un matrimonio?
Non c’è un tempo minimo né un tempo massimo: durante tutta la mia attività (a settembre, sono 10 anni!), ho organizzato matrimoni anche in 3 mesi. Le riviste o le pubblicazioni di settore parlano di 9 mesi, dando anche scadenze molto particolari, a mio avviso, come per esempio la scelta di bomboniere e fotografo 4 mesi prima della data… insomma, un po’ troppo tardi, non credete?
Per il mio modo di lavorare con le coppie, mi assesto su una media di 6 mesi.
Nei preparativi, con una figura di riferimento e di coordinamento come la mia, si possono ridurre i tempi, mantenendo tutta l’attenzione sui particolari, rispettando il susseguirsi corretto delle scelte (chiesa/comune, location, abito sposa…); il mio modo di lavorare prevede che organizzi e presenzi agli appuntamenti e insieme agli sposi crei la giusta definizione dell’agenda, che comprende cose da fare e quando. Alla fine di ogni incontro, elaboro un punto della situazione, per visualizzare dove siamo e dove stiamo andando. La riduzione dei tempi dell’organizzazione del matrimonio è possibile grazie alla conoscenza del mercato, cioè la selezione dei fornitori più in linea con le richieste degli sposi, sia per tipologia di servizio, sia per budget.
La giornata del matrimonio vede come elemento principale il tempo, sia meteorologico sia per l’organizzazione della giornata: durante i preparativi, insieme agli sposi, ho potuto comprendere pienamente quali sono gli elementi fondamentali per la coppia e poter costruire il matrimonio tutto intorno alle loro esigenze. Definisco, quindi, insieme ai miei collaboratori, la creazione di una tabella di marcia: la giornata è complicata e ci sono STEP importanti che non possono mancare o essere tralasciati.
Prima di stilare una tabella di marcia, ho già individuato e risolto alcune problematiche organizzative durante il sopralluogo: sappiamo tutti dove e come si svolgeranno i vari momenti e abbiamo anche definito il piano B. Ho analizzato ed esposto agli sposi alcune aree critiche (come spostamenti, allestimenti e persone coinvolte) e a cui abbiamo prontamente trovato una soluzione. Solo allora posso pensare agli orari.
La tabella di marcia non rappresenta la giornata al secondo, ma è un documento che ci permette di gestire i fuori programma: un ballo in più, il discorso del papà, l’extra time; tutti gli attori coinvolti (sposi e fornitori) ne devono essere a conoscenza. Inoltre, la tabella di marcia ci serve per avere tutto sotto controllo, per definire invece quello che potrebbe non esserlo, come per esempio i contrattempi. Serve anche per i fornitori per rispettare le regole della location, perché dobbiamo sempre ricordare di avere rispetto di tutti, dei contratti e degli orari per lavorare sempre e in tranquillità.