Empatia e Collaborazione

Nella lunga storia del genere umano (e anche del genere animale) hanno prevalso coloro che hanno imparato a collaborare ed a improvvisare con più efficacia.”
CHARLES ROBERT DARWIN

L’empatia e la collaborazione sono due parole, tornate alla ribalta prepotentemente in questo periodo: sono fondamentali per cominciare a pianificare e necessarie per proseguire nella creazione di valore e di fiducia, sia per i matrimoni sia per gli eventi.

Se il lavoro di squadra era fondamentale nello svolgimento degli eventi e dei matrimoni, prima dell’avvento del Coronavirus, ora è necessario! Soprattutto per sopperire ad alcune mancanze dei fornitori in questo momento: non sono in grado di gestire questo momento difficile e riversano sul cliente tutte le loro insicurezze (economiche e professionali), generando ancora più panico e confusione.

E’ davvero un momento fondamentale per cambiare la gestione degli eventi e dei matrimoni! Rispetto al primo momento di apparizione del virus, ora si parla del futuro; oramai gli occhi sono puntati sulla stagione del 2021: ma sarà veramente un anno di boom?

Personalmente, non credo: dovremo gestire la confusione del 2020 e le nuove sfide che si genereranno nel 2021. I clienti, sia privati sia aziendali, avranno bisogno di persone di riferimento, di trovare qualcuno che li guidi nella giungla delle offerte, ma anche nel deserto di soluzioni: troveremo nuove prospettive di lavoro. Per la mia attività di wedding planner, il 2020 è un anno “sabbatico”, arrivato in un momento in cui ero “esausta” ma che aiuta a formarmi, a cambiare prospettiva e a mettere in luce nuovi aspetti della mia attività.

Cosa sto facendo?

Sto strutturando l’attività in maniera diversa, con soluzioni ancora più personali, ancora più profonde: alcuni servizi sono “messi in pausa”, altri invece hanno preso il sopravvento. La parte creativa prosegue, sperimenta e porta alla luce dei progetti che hanno come obiettivo quello di alleggerire l’atmosfera.

Per esercitare l’empatia,  dobbiamo metterci nei panni di un cliente spaventato, arrabbiato e che ha anche diversi problematiche da gestire (psicologiche, organizzative, logistiche ed economiche): non si tratta di giustificare tutte le richieste, ma si tratta di diventare un punto di riferimento e non di scontro, di trovare una soluzione che sia utile per tutti.

Non si tratta solo di cambiare l’atmosfera di un matrimonio, di passare da un allestimento estivo ad uno invernale, ma bisogna far comprendere al cliente le forme del cambiamento; per esempio le modifiche dei menù (non potendo più organizzare buffet, per evitare gli assembramenti) e per il divertimento (subirà anch’esso delle modifiche).

La consulenza diventa necessaria: personalmente l’ho sempre applicata, essendo una wedding planner; in questo momento specifico mancano date di ripartenza e protoccoli, ma tramite l’esperienza sul campo, possiamo già ipotizzare alcuni scenari.  Ma al cliente bisogna sempre indicare la positività del matrimonio.

La collaborazione tra fornitori deve essere guidata sempre dall’idea che il cliente non è solo colui al quale chiediamo i soldi; alle volte, alcuni mi rinfacciano che le mie coppie pendano dalle mie labbra: non è un rapporto di sudditanza, sono alla ricerca di una persona di fiducia, in un momento già emotivamente forte, schiacciati dall’ansia da prestazione. Ora più che mai.

Non bisogna comunque dimenticare il significato del matrimonio, l’unione, la celebrazione di un amore e di una nuova famiglia che nasce. Per un periodo, torneremo a fare matrimoni come una volta: più intimi, più seduti al tavolo, tenendo in considerazione anche soluzioni ecosostenibili (come ha dimostrato la tendenza  statistica  degli ultimi acquisti).

Al cliente bisogna sempre indicare la positività del matrimonio. e la personalizzazione del servizio.

La nuova figura del wedding planner

Il rinvio dei matrimoni a date del 2021 a causa del Coronavirus, potrebbe portare all’aumento della ricerca di figure come wedding planner: sto già verificando questa nuova tendenza in questi giorni, forse perché le coppie hanno provato sulla loro pelle lo stress e la complessità dell’organizzazione. Questo momento in cui molte attività sono ferme, ci ha messo di fronte ad una analisi delle cose che sappiamo fare da soli e altre no. Io sono una wedding planner e posso sfruttare al meglio il tempo dell’organizzazione per curare i dettagli, soprattutto quando i matrimoni diventano più intimi.

Ne ho parlato qui http://www.manuelamartinelli.it/elopement-e-matrimoni-intimi-soluzioni-al-tempo-del-coronavirus/

Normalmente non credo molto nelle offerte e nei pacchetti.

Soprattutto oggi credo invece nella elasticità della mia attività, della mia offerta: voglio essere ancora più dinamica, per creare un nuovo modo di lavorare più agile, in grado di adattarsi al mondo che sta cambiando.

Per aiutare ancora di più i futuri sposi, cerco di mettermi nei loro panni, posso aiutarli a vincere le loro paure, gestendo sia servizi on line sia off line, in affiancamento a quello che già normalmente prevedo nella mia attività:  

  1. Trovo una soluzione pratica ad un problema concreto sia logistico (elaborazione della tabella oraria, con consegna del materiale…) e creativa (allestimenti, confettata, bomboniera…),
  2. Sono un tramite e un facilitatore con i vari fornitori coinvolti, tenendo sempre in considerazione il lato umano e le professionalità specifiche di ognuno.
  3. Sono un sostegno psicologico per gli sposi nei diversi momenti della preparazione e spesso nel giorno del matrimonio, sono l’unica che può mantenere la lucidità, nell’affrontare le dinamiche.
  4. Assisto la coppia nella gestione del budget, per garantire che la spesa sia complementare alla giusta riuscita del matrimonio, utilizzando anche soluzioni diverse o nuove strategie.

Come mi sto organizzando con le mie coppie? Da fine febbraio (con una prima parziale chiusura in Lombardia), ho parlato chiaramente e abbiamo trovato nuove soluzioni: non ho applicato una strategia attendista, ma sono intervenuta subito. In questo modo, ho potuto contare sul fatto che i fornitori fossero disponibili. Sono stata elastica per tutti gli spostamenti di data e ricollocazioni all’interno del calendario 2021, andando ad occupare anche gli osannati sabati: credo che l’unica strategia da applicare in questo momento sia l’elasticità. Ho aiutato le mie coppie (e anche i ragazzi che mi hanno chiesto dei pareri) cercando di mantenere i piedi per terra.

Si dimostra forte il lato della consulenza, sulla quale ho insistito e costruito la mia immagine negli anni: la consulenza mi aiuta a gestire una rete di collaboratori con cui poter instaurare un rapporto di fiducia e di lavoro di squadra. Ci stiamo spostando verso la creazione di un nuovo modo di lavorare più dinamico, in grado di adattarsi al mondo che sta cambiando: sono sempre più attenta a sviluppare le competenze trasversali, le soft skills dove la comunicazione, la mediazione ed il lavoro di squadra diventano fondamentali.

L’elasticità si trasforma e diviene così personalizzazione dell’evento: con matrimoni intimi o elopement e le personalizzazioni potremo raggiungere livelli molto alti e ogni matrimonio può diventare sempre una nuova ricerca.

Il piano B

Prende sempre più forma una stagione dei matrimoni con caratteristiche molto particolari: si aprirà più tardi e non si fermerà con l’inverno.

In questo momento, alcune coppie hanno deciso di spostare la data del loro matrimonio a dopo l’estate, all’inverno oppure già nel 2021. Altre hanno deciso di congelare la data, con l’obiettivo di trovare una nuova soluzione; mentre l’annullamento della data è stato scelto da poche coppie.

Ciò che mi piace sottolineare è che i professionisti del settore devono essere contattati con largo anticipo: non solo per comunicare il cambio della data, ma per gestire l’organizzazione del lavoro e delle squadre eventuali che dovranno essere definite.

In questo momento, dove le decisioni da prendere sono gravi e spesso gli animi stressati, bisogna lasciare affiorare ancora di più il lato umano; normalmente, già il nostro lavoro si basa sul feeling, sull’ascolto, adesso dobbiamo essere presenti per aiutare le coppie in questo momento difficile.

La figura del wedding planner può aiutare gli sposi in questa fase: fare da tramite, da intermediario per trovare la soluzione giusta che accomuni tutti.

Il Borgo della Rocca

Il primo punto da cui partire per iniziare a ripianificare il tutto è sicuramente la location (che determina anche la disponibilità e la scelta della data).

Se prima il piano B era importante, adesso è diventato vitale: prima di questo lockdown, il piano B riguardava in primo luogo l’instabilità del tempo e/o la pioggia; facendo insieme con gli sposi il sopralluogo in location, si definivano gli spazi per il piano A e il piano B, verificando per esempio anche la capienza delle sale. L’obiettivo era di non far vedere di aver messo in piedi una soluzione di ripiego: il piano B doveva essere bello quasi come il piano A.

Quindi, l’idea di partenza è quella di trovare insieme al responsabile della location, la soluzione più giusta: al momento, il consiglio è quello di pensare alla traslazione della data dopo l’estate, per osservare l’andamento di questi mesi e per verificare se e quando il Governo dovesse emettere altri ordini di chiusura.

Per i matrimoni dopo il mese di settembre, avranno anche loro una bellissima atmosfera: l’aria si fa più leggera, si può giocare con l’illuminazione con piccoli fili led, candele e colori leggermente più caldi.  

Bisogna considerare, però nella tabella oraria, soprattutto da ottobre in poi le ore di luce solare a disposizione: in questo caso bisogna lavorare insieme alla squadra di fornitori per poter sfruttare al meglio. Penso ai fotografi che devono essere messi nel migliore delle condizioni: definire quindi insieme i momenti, gli orari giusti per le fotografie più suggestive.

Con i matrimoni invernali, aggiungiamo una atmosfera magica, naturale che può essere enfatizzata qua e la da alcuni elementi decorativi (come alberi di Natale, coccarde…) e da luci (led e candele); bisogna verificare le condizioni tecniche della location, pensando al riscaldamento e agli spazi interni che siano capienti il giusto e che permettano di vivere al meglio la struttura, senza perdere attimi e momenti.

E’ qui che si lavora in squadra ed è qui si vede la professionalità dei fornitori!

Se la location, non dovesse avere i requisiti giusti, bisognerà trovare insieme ai responsabili una soluzione corretta: attenzione alla gestione della caparra e delle condizioni in cui si potrebbe perdere. Sarebbe davvero un peccato non sfruttare appieno l’occasione di poter sognare e progettare un’altra volta al proprio giorno più bello.

Il budget di un matrimonio

Si sente parlare sempre di più cash flow, pianificazione di spesa e budget, anche per l’organizzazione del matrimonio e di altri eventi.

 Ma come si fa a sapere cosa si spende per un matrimonio, se per esempio è la prima volta che ci si sposa? 😊

Proprio grazie al mio contributo come wedding planner, possiamo elaborare un budget, un cash flow; solitamente, lo si compila durante i primi incontri, nei quali ascolto il racconto ideale del matrimonio della coppia e cominciamo a mettere dei punti fermi.

L’elaborazione di un piano economico generale ci permette di tenere sotto controllo le uscite dei vari servizi e di tenere in considerazione tutte le voci che sono coinvolte nel matrimonio.  E sono tante.

Ma quello che mi preme di più fare da subito è quello di elaborare un budget generale che sia congruo con il numero degli invitati: si definisce una cifra massima sotto la quale si cerca di stare, non tralasciando nessun aspetto.  

L’importante è che la cifra sia giusta e corrispondente con il numero di invitati: questo è il dato che fa pendere la bilancia e ci fornisce indicativamente l’ordine di grandezza della spesa. Difatti, la spesa della ristorazione che sia nella combinazione [location + catering] o ristorazione interna, è la fetta più grande e che porta via le risorse maggiori, quantificabili intorno al 50%.

Per questo, mi batto sempre per una lettura corretta del menù, per non avere sorprese o costi da gestire fuori budget.

Le voci di spesa di un matrimonio sono molteplici, ma per contenere spese folli o fuoriuscite non preventivate, è necessario lavorare sulle priorità: quali sono le priorità per una coppia? Ho imparato che ogni matrimonio è diverso perché noi siamo diversi e abbiamo punti fermi che non possono essere messi in discussione: alcune persone puntano sul divertimento, sulla musica, mentre altri puntano su elementi della ristorazione come l’open bar.

Sono queste priorità che vengono alla ribalta proprio nei primi momenti di incontro a definire le colonne portanti del nostro progetto, senza le quali non potremmo andare avanti nell’organizzazione. Non mi sentirete mai pronunciare la parola rinuncia, piuttosto si riformula il budget.

Perché le posso fare?

Perché la mia attività di wedding planner mi ha permesso di conoscere al meglio il mercato delle offerte del matrimonio, conoscono quali sono i costi minimi di ogni servizio, per poter elaborare una giusta offerta. Inoltre, tramite le collaborazioni instaurate ho la possibilità di esercitare scontistiche e sicuramente un potere economico, come un commerciale.

I costi minimi definiti all’interno del budget sono la garanzia di un rapporto qualità/prezzo bene definito: sotto questi minimi viene intoccato questo debole rapporto che non garantirebbe più la qualità.

Iniziando la progettazione di un matrimonio, la parte economica è fondamentale: non esiste un budget alto o basso. Esistono le priorità e la professionalità di aiutare le coppie di sposi in questo percorso.

Un prato di margherite

La margherita, una bella dama in abito bianco

con lunghe pieghe, con un piccolo cappello dorato sulla testa.
(Jules Renard)

Il tavolo delle bomboniere di Diletta, bimba attenta e sorridente, è diventato uno sterminato campo di margherite. Grazie all’ idea della sua mamma!

Quando affronto il tema delle bomboniere, per qualsiasi evento, parto sempre da esempi classici; ma qui non ce n’è stato bisogno: la mamma di Diletta mi ha proposto una matita piantabile.

Nella sua parte non appuntita, ci sono i semi da piantare in un qualsiasi vasetto: abbiamo scelto quelli della margherita e da lì abbiamo sviluppato il tema.

La matita piantabile assumeva anche un primo duplice significato:

  • La matita che aiuta a scrivere il futuro di Diletta
  • Piantare la matita, come è stata la nascita di Diletta, di una nuova bimba.

Mi sono subito immaginata le margherite bianche con l’interno giallo che facevano da “cappello” alla matita: la bomboniera si è costruita prima di tutto nella mia mente.  E il giallo dei pistilli è colore preferito di Diletta!

Ho trovato quindi il modo di farla stare in piedi, in piccoli vasetti di coccio, per dare stabilità alla matita e soprattutto è stato molto utile creare il tag della bomboniera, con dietro l’infografica che ne spiegava il procedimento.

Una grafica personalizzata per celebrare il battesimo di Diletta.

Da quel momento, le margherite hanno invaso la mia fantasia: ho creato poi tutti gli elementi di decoro per la confettata; anche i vasi dei confetti erano decorati con margherite e il tavolo era ricoperta di erba finta e due ghirlande cariche di margherite.  Anche i contenitori delle caramelle erano decorati con margherite! Eh sì, sulla confettata non ci sono solo confetti, ma anche tante caramelle!

Ho creato anche una torta di margherite ed insieme ad un piccolo mobiletto da giardino decorava il tavolo delle bomboniere; lo specchio presente in sala è stato molto utile per moltiplicare l’effetto delle margherite e farne diventare quasi 200!

Insomma, abbiamo creato un prato infinito di margherite per Diletta!

Il bouquet amico o nemico della sposa?

Una delle cose più affascinanti nei fiori è il loro meraviglioso riserbo.
(Henry David Thoreau)

Quando una sposa prova il suo abito si rende conto che non sa dove mettere le mani; ecco la prima funzione del bouquet: aiutare la sposa a trovare una sua postura e tenere le mani occupate.

La giusta postura del bouquet è con le braccia piegate e all’altezza dell’ombelico: non si impugna come una mazza da baseball, ma gentilmente le sue dita si stringono alla sua base. In base allo stile del bouquet si possono trovare i gambi aperti (il nastro di chiusura si ferma un po’ prima) o i gambi chiusi completamente dal nastro.

Il bouquet è l’accessorio della sposa che sta in prima linea: se pensiamo all’ingresso emozionante della sposa pensiamo al vestito, ma il nostro sguardo si concentra sul boquet. E’ in grado di completare totalmente il look della sposa: rispetto a tutto l’allestimento floreale scelto, il bouquet è qualcosa di diverso e può avere un significato personale per la sposa.

Anche durante il servizio fotografico, il bouquet può essere utilizzato per prendere confidenza davanti alla macchina fotografica, rilassando gli sposi e permettendo qualche gioco.

Viene consegnato la mattina stessa del matrimonio, insieme ad eventuali boutonnieres e corsage: fotografato insieme alle fedi e al cuscino delle fedi, diventa un ricordo davvero forte.

In certi casi, in base alla tipologia del fiore, può essere fatto seccare.

Tre sono i consigli che mi sento di fornire sulla scelta del bouquet:

  1. I fiori del bouquet devono essere di stagione, soprattutto per due ragioni: la prima per mantenere un contatto con la stagione di riferimento del matrimonio la seconda ragione riguarda il contenimento del costo economico di reperimento dei fiori (questo secondo aspetto vale anche per l’allestimento floreale in genere)
  2. Il bouquet deve essere proporzionato alla figura della sposa e allo stile dell’abito
  3. Il consiglio del fiorista è importante sia per l’aspetto della moda, del look ma anche per la resistenza del fiore scelto.

Un matrimonio come una nuvola cipria

Nella organizzazione di un matrimonio, gli aspetti decorativi come colori e tema nascono quasi per caso: oggi vi racconto di un matrimonio elegante, musicale e color cipria.

 Gesualdo e Flavia si sono sposati il 27 luglio 2019, in una villa storica in Monza Brianza, dove la piccola Flavia aveva già assistito ad un matrimonio e aveva fatto una promessa: da grande si sarebbe sposata lì e avrebbe ballato con suo padre.

 E così ha fatto.

 E’ stato un percorso che ha creato un matrimonio elegante, dove la vicinanza delle persone era importante: sia della famiglia, sia degli amici.

La cerimonia in Chiesa è stata ulteriormente toccante: mentre i due sposi si promettevano amore e fedeltà, si sono alzate le note di un coro africano che contrastava con la pioggia scrosciante che aveva risparmiato l’arrivo della sposa.

 La sposa indossava una nuvola di tulle e mikado bianco, con le spalle coperte e un velo con la calata, come da tradizione. Lo sposo, visibilmente emozionato, la aspettava all’altare in un completo blu molto elegante.

 Il colore del matrimonio era rappresentato da una gradevole sfumatura di cipria che abbiamo ripreso in tanti aspetti: dalle partecipazioni alle wedding bag, dai menù passando attraverso i libretti. Un costante elemento che risaltava, ad uno sguardo attento.

Anche l’allestimento della confettata riprendeva i fiori del matrimonio e i suoi colori: peonie bianche e rosa e appunto il rosa cipria, in un trionfo di gusti, di sapori e profumi. Con una aggiunta di caramelle, proprio per soddisfare tutti i golosi.

Lo sposo ha poi cambiato il suo outfit, indossando il papillon per il taglio torta con una camicia dai bottoni blu che riprendeva in toto le sfumature dell’abito. Un tocco chic!

Il taglio della torta è stato poi un momento emozionante davanti alla fontana, illuminato anche dalla limonaia; ha dato il via ai festeggiamenti: nella sala/discoteca, ci sono stati balli scatenati e musica fino a notte inoltrata.

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