Il tempo nel matrimonio

Non amare, né odiare la tua vita: ma il tempo che vivi, Vivilo bene, lascia al cielo decidere quanto sia breve o lungo. John Milton

Passano i mesi e passano gli anni. Questo vale anche per i matrimoni che ho organizzato e succede che ogni tanto perda i riferimenti e non ricordo più in che anno ho organizzato un determinato matrimonio.

Questo perché succede?

Perché il tempo è una risorsa, ma può anche essere un ostacolo: è una risorsa quando posso strutturare al meglio la giornata del matrimonio, organizzando una tabella di marcia, un ostacolo quando i preparativi diventano intensi.

Quanto tempo è necessario per organizzare un matrimonio?

Non c’è un tempo minimo né un tempo massimo: durante tutta la mia attività (a settembre, sono 10 anni!), ho organizzato matrimoni anche in 3 mesi. Le riviste o le pubblicazioni di settore parlano di 9 mesi, dando anche scadenze molto particolari, a mio avviso, come per esempio la scelta di bomboniere e fotografo 4 mesi prima della data… insomma, un po’ troppo tardi, non credete?

Per il mio modo di lavorare con le coppie, mi assesto su una media di 6 mesi.

Nei preparativi, con una figura di riferimento e di coordinamento come la mia, si possono ridurre i tempi, mantenendo tutta l’attenzione sui particolari, rispettando il susseguirsi corretto delle scelte (chiesa/comune, location, abito sposa…); il mio modo di lavorare prevede che organizzi e presenzi agli appuntamenti e insieme agli sposi crei la giusta definizione dell’agenda, che comprende cose da fare e quando.  Alla fine di ogni incontro, elaboro un punto della situazione, per visualizzare dove siamo e dove stiamo andando. La riduzione dei tempi dell’organizzazione del matrimonio è possibile grazie alla conoscenza del mercato, cioè la selezione dei fornitori più in linea con le richieste degli sposi, sia per tipologia di servizio, sia per budget.

La giornata del matrimonio vede come elemento principale il tempo, sia meteorologico sia per l’organizzazione della giornata: durante i preparativi, insieme agli sposi, ho potuto comprendere pienamente quali sono gli elementi fondamentali per la coppia e poter costruire il matrimonio tutto intorno alle loro esigenze. Definisco, quindi, insieme ai miei collaboratori, la creazione di una tabella di marcia: la giornata è complicata e ci sono STEP importanti che non possono mancare o essere tralasciati.

Prima di stilare una tabella di marcia, ho già individuato e risolto alcune problematiche organizzative durante il sopralluogo: sappiamo tutti dove e come si svolgeranno i vari momenti e abbiamo anche definito il piano B. Ho analizzato ed esposto agli sposi alcune aree critiche (come spostamenti, allestimenti e persone coinvolte) e a cui abbiamo prontamente trovato una soluzione. Solo allora posso pensare agli orari.

La tabella di marcia non rappresenta la giornata al secondo, ma è un documento che ci permette di gestire i fuori programma: un ballo in più, il discorso del papà, l’extra time; tutti gli attori coinvolti (sposi e fornitori) ne devono essere a conoscenza. Inoltre, la tabella di marcia ci serve per avere tutto sotto controllo, per definire invece quello che potrebbe non esserlo, come per esempio i contrattempi. Serve anche per i fornitori per rispettare le regole della location, perché dobbiamo sempre ricordare di avere rispetto di tutti, dei contratti e degli orari per lavorare sempre e in tranquillità.

Empatia e Collaborazione

Nella lunga storia del genere umano (e anche del genere animale) hanno prevalso coloro che hanno imparato a collaborare ed a improvvisare con più efficacia.”
CHARLES ROBERT DARWIN

L’empatia e la collaborazione sono due parole, tornate alla ribalta prepotentemente in questo periodo: sono fondamentali per cominciare a pianificare e necessarie per proseguire nella creazione di valore e di fiducia, sia per i matrimoni sia per gli eventi.

Se il lavoro di squadra era fondamentale nello svolgimento degli eventi e dei matrimoni, prima dell’avvento del Coronavirus, ora è necessario! Soprattutto per sopperire ad alcune mancanze dei fornitori in questo momento: non sono in grado di gestire questo momento difficile e riversano sul cliente tutte le loro insicurezze (economiche e professionali), generando ancora più panico e confusione.

E’ davvero un momento fondamentale per cambiare la gestione degli eventi e dei matrimoni! Rispetto al primo momento di apparizione del virus, ora si parla del futuro; oramai gli occhi sono puntati sulla stagione del 2021: ma sarà veramente un anno di boom?

Personalmente, non credo: dovremo gestire la confusione del 2020 e le nuove sfide che si genereranno nel 2021. I clienti, sia privati sia aziendali, avranno bisogno di persone di riferimento, di trovare qualcuno che li guidi nella giungla delle offerte, ma anche nel deserto di soluzioni: troveremo nuove prospettive di lavoro. Per la mia attività di wedding planner, il 2020 è un anno “sabbatico”, arrivato in un momento in cui ero “esausta” ma che aiuta a formarmi, a cambiare prospettiva e a mettere in luce nuovi aspetti della mia attività.

Cosa sto facendo?

Sto strutturando l’attività in maniera diversa, con soluzioni ancora più personali, ancora più profonde: alcuni servizi sono “messi in pausa”, altri invece hanno preso il sopravvento. La parte creativa prosegue, sperimenta e porta alla luce dei progetti che hanno come obiettivo quello di alleggerire l’atmosfera.

Per esercitare l’empatia,  dobbiamo metterci nei panni di un cliente spaventato, arrabbiato e che ha anche diversi problematiche da gestire (psicologiche, organizzative, logistiche ed economiche): non si tratta di giustificare tutte le richieste, ma si tratta di diventare un punto di riferimento e non di scontro, di trovare una soluzione che sia utile per tutti.

Non si tratta solo di cambiare l’atmosfera di un matrimonio, di passare da un allestimento estivo ad uno invernale, ma bisogna far comprendere al cliente le forme del cambiamento; per esempio le modifiche dei menù (non potendo più organizzare buffet, per evitare gli assembramenti) e per il divertimento (subirà anch’esso delle modifiche).

La consulenza diventa necessaria: personalmente l’ho sempre applicata, essendo una wedding planner; in questo momento specifico mancano date di ripartenza e protoccoli, ma tramite l’esperienza sul campo, possiamo già ipotizzare alcuni scenari.  Ma al cliente bisogna sempre indicare la positività del matrimonio.

La collaborazione tra fornitori deve essere guidata sempre dall’idea che il cliente non è solo colui al quale chiediamo i soldi; alle volte, alcuni mi rinfacciano che le mie coppie pendano dalle mie labbra: non è un rapporto di sudditanza, sono alla ricerca di una persona di fiducia, in un momento già emotivamente forte, schiacciati dall’ansia da prestazione. Ora più che mai.

Non bisogna comunque dimenticare il significato del matrimonio, l’unione, la celebrazione di un amore e di una nuova famiglia che nasce. Per un periodo, torneremo a fare matrimoni come una volta: più intimi, più seduti al tavolo, tenendo in considerazione anche soluzioni ecosostenibili (come ha dimostrato la tendenza  statistica  degli ultimi acquisti).

Al cliente bisogna sempre indicare la positività del matrimonio. e la personalizzazione del servizio.