La nuova figura del wedding planner

Il rinvio dei matrimoni a date del 2021 a causa del Coronavirus, potrebbe portare all’aumento della ricerca di figure come wedding planner: sto già verificando questa nuova tendenza in questi giorni, forse perché le coppie hanno provato sulla loro pelle lo stress e la complessità dell’organizzazione. Questo momento in cui molte attività sono ferme, ci ha messo di fronte ad una analisi delle cose che sappiamo fare da soli e altre no. Io sono una wedding planner e posso sfruttare al meglio il tempo dell’organizzazione per curare i dettagli, soprattutto quando i matrimoni diventano più intimi.

Ne ho parlato qui http://www.manuelamartinelli.it/elopement-e-matrimoni-intimi-soluzioni-al-tempo-del-coronavirus/

Normalmente non credo molto nelle offerte e nei pacchetti.

Soprattutto oggi credo invece nella elasticità della mia attività, della mia offerta: voglio essere ancora più dinamica, per creare un nuovo modo di lavorare più agile, in grado di adattarsi al mondo che sta cambiando.

Per aiutare ancora di più i futuri sposi, cerco di mettermi nei loro panni, posso aiutarli a vincere le loro paure, gestendo sia servizi on line sia off line, in affiancamento a quello che già normalmente prevedo nella mia attività:  

  1. Trovo una soluzione pratica ad un problema concreto sia logistico (elaborazione della tabella oraria, con consegna del materiale…) e creativa (allestimenti, confettata, bomboniera…),
  2. Sono un tramite e un facilitatore con i vari fornitori coinvolti, tenendo sempre in considerazione il lato umano e le professionalità specifiche di ognuno.
  3. Sono un sostegno psicologico per gli sposi nei diversi momenti della preparazione e spesso nel giorno del matrimonio, sono l’unica che può mantenere la lucidità, nell’affrontare le dinamiche.
  4. Assisto la coppia nella gestione del budget, per garantire che la spesa sia complementare alla giusta riuscita del matrimonio, utilizzando anche soluzioni diverse o nuove strategie.

Come mi sto organizzando con le mie coppie? Da fine febbraio (con una prima parziale chiusura in Lombardia), ho parlato chiaramente e abbiamo trovato nuove soluzioni: non ho applicato una strategia attendista, ma sono intervenuta subito. In questo modo, ho potuto contare sul fatto che i fornitori fossero disponibili. Sono stata elastica per tutti gli spostamenti di data e ricollocazioni all’interno del calendario 2021, andando ad occupare anche gli osannati sabati: credo che l’unica strategia da applicare in questo momento sia l’elasticità. Ho aiutato le mie coppie (e anche i ragazzi che mi hanno chiesto dei pareri) cercando di mantenere i piedi per terra.

Si dimostra forte il lato della consulenza, sulla quale ho insistito e costruito la mia immagine negli anni: la consulenza mi aiuta a gestire una rete di collaboratori con cui poter instaurare un rapporto di fiducia e di lavoro di squadra. Ci stiamo spostando verso la creazione di un nuovo modo di lavorare più dinamico, in grado di adattarsi al mondo che sta cambiando: sono sempre più attenta a sviluppare le competenze trasversali, le soft skills dove la comunicazione, la mediazione ed il lavoro di squadra diventano fondamentali.

L’elasticità si trasforma e diviene così personalizzazione dell’evento: con matrimoni intimi o elopement e le personalizzazioni potremo raggiungere livelli molto alti e ogni matrimonio può diventare sempre una nuova ricerca.

Elopement e matrimoni intimi: soluzioni al tempo del Coronavirus?

Da qualche giorno, si sente parlare in maniera preponderante di elopement.

Ma cosa significa? Soprattutto è una tipologia di matrimonio applicabile in Italia?

L’elopement è una fuga a due, un momento romantico per il matrimonio vissuto esclusivamente e in solitaria dai due sposi: spesso applicata in Italia da clienti esteri, come wedding destination, che decidono di sposarsi o da soli o con un numero ristrettissimo di invitati. Qualche anno fa precisamente nel 2017, in uno shooting fotografico in Abruzzo, abbiamo messo in scena proprio una fuga a due: è qualcosa di molto particolare, di sensazionale anche e che va oltre le nostre solite abitudini e credenze italiane. E’ stata una esperienza che mi ha aiutato professionalmente e che mi ha portato verso una nuova modalità di organizzazione del matrimonio.

Per dedicarsi un elopement, al centro di tutto, c’è il grande amore che unisce una coppia, la voglia di festeggiare solo con le persone più vicine: il consiglio è sempre quello di affidarsi sempre a fornitori professionali, perché proprio in questo caso la cura di ogni dettaglio è ancora più importante. E’ fondamentale che tutto funzioni al meglio, proprio per rendere ancora di più questa esperienza indimenticabile. È la soluzione più corretta per poter comunque vivere la giornata del matrimonio con tutti i suoi aspetti, ma in una situazione più ovattata e  più ancora romantica.

Senza ricorrere ad una fuga a due, così ristretta, in Italia, sono sempre esistiti i matrimoni così detti intimi. Ricordo che il matrimonio con il minor numero di invitati che ho organizzato è stato quello di Maria e Marco nel 2013 e contava solo 21 invitati: una scelta dovuta alla lontananza di alcuni parenti e allo stato di salute di altri.

Mi sono proprio divertita.   E’ stata una bellissima esperienza: i due sposi hanno coronato il loro sogno a Palazzo Reale, con una cerimonia elegante nella Sala degli Specchi. Abbiamo potuto godere di Piazza Duomo e successivamente ci siamo spostati tutti all’Hotel Manin di cui avevamo riservato il giardino interno. Ricordo la bellezza di potersi dedicare a tutti gli invitati, il loro relax, alla gioia di poter con uno sguardo abbracciare tutte le persone della famiglia. Anche per gli invitati fu una occasione davvero molto bella di godersi anche una Milano inaspettata, tra i cortili, meravigliosamente silenziosa, in una cornice riservata.

Tutti coloro che hanno lavorato con me quel giorno, si ricordano quel matrimonio per la tranquillità, l’amore, la cura di ogni suo aspetto.

E ora via libera alla fantasia, per festeggiare e coronare nuovi sogni di amore.

Una nuova vita

Sarà una nuova vita, proprio come quella che inizia con la convivenza e poi con il matrimonio: dopo il COVID parleremo di una vita del prima e del dopo.  

Magari un pochino meno sociale, più attenta e ridotta, ma sarà una nuova vita.

Si è creato uno spartiacque, un confine che sta modificando già ora il mondo di pensare ai prossimi eventi (matrimoni, fiere…), oltre che a quello di vivere.

Dobbiamo entrare nell’ottica che abbandoneremo i vecchi schemi per crearne di nuovi, con nuovi dispositivi e nuove tecnologie, volte a salvaguardare la nostra salute.

Ma quello che ci chiediamo, con i dati alla mano e la riapertura della fase 2 tanto richiesta, riguarda l’essere pronti o meno ad affrontare questa nuova vita.

La sala è pronta

La prima risposta riguarda la formazione: mi sto formando. Per adesso, è l’unica cosa che in questo momento può dare degli spunti di riflessione e che mi aiuta ad essere più vicini a miei clienti e mi permette di costruire un futuro insieme ai partner del settore. Di conseguenza tramite webinar e articoli, mi sto documentando per comprendere quali saranno gli aspetti da mettere in campo durante gli eventi subito per la sicurezza dei miei clienti, dei loro ospiti, mia e dei fornitori coinvolti.

La preparazione di una chiesa

Bisogna concentrare la nostra attenzione su alcuni aspetti, per essere pronti ad affrontare i cambiamenti e poi poterli spiegare anche ai nostri clienti.  

La cerimonia sia in Chiesa sia Comune sarà sicuramente soggetta ad alcune restrizioni: il social distancing ci permetterà di mantenere una distanza che si aggira tra 1,5 mt fino a 2 metri; una distanza inferiore sarà concessa esclusivamente agli sposi. Attenzione quindi a baci e abbracci e fotografie di gruppo. Inoltre, per tutti gli invitati mascherine e guanti.

Sono state implementate già delle soluzioni: da una azienda italiana sono stati creati bracciali che possono comunicare tra loro il mantenimento o meno della distanza tra invitati, comunicando tramite wifi.

Anche per quanto riguarda la ristorazione, ci saranno delle modifiche determinate dal fatto che i buffet in aperitivo o di dolci non si potranno fare così come li conosciamo oggi, ma che dovranno modificarsi: verranno magari serviti già impiattati, evitando così i contatti.

Ci saranno anche da applicare degli accorgimenti in cucina e anche nel mantenimento della distanza sociale tra i camerieri e in cucina i tempi potrebbero allungarsi.

L’aperitivo

L’aspetto delle sanificazioni della location prima, dopo e durante potrebbe diventare un elemento di riflessione, per comprendere quali saranno le vere tempistiche.

La disposizione dei tavoli potrà subire alcune modifiche, in quanto non sarà possibile mantenere i medesimi schemi di prima (quante persone potranno sedersi ad un tavolo?). Sicuramente, entrando in sala, sarà necessario prevedere alcuni dispenser di soluzione disinfettante e guanti.

Di conseguenza, il ballo, il taglio della torta e tutte le manifestazioni collettive dovranno esser riformulate, per evitare l’assembramento.

Ovviamente, non abbiamo ancora nessuna indicazione da parte delle autorità: sarà necessario averle il prima possibile, per poter collaborare insieme ai vari fornitori e garantire la sicurezza.

Questa mia riflessione non vuole assolutamente essere negativa o gettare benzina sul fuoco, ma vuole solo considerare delle modifiche degli assetti di vita e degli eventi perché dobbiamo lavorare in sicurezza e cominciare a pensare, a riflettere per essere consapevoli e mantenere il giusto rapporto di fiducia con i nostri clienti.

Poter festeggiare, celebrare i momenti più belli in assoluta sicurezza dovrà essere una priorità al pari della qualità e bellezza degli eventi stessi.

Il piano B

Prende sempre più forma una stagione dei matrimoni con caratteristiche molto particolari: si aprirà più tardi e non si fermerà con l’inverno.

In questo momento, alcune coppie hanno deciso di spostare la data del loro matrimonio a dopo l’estate, all’inverno oppure già nel 2021. Altre hanno deciso di congelare la data, con l’obiettivo di trovare una nuova soluzione; mentre l’annullamento della data è stato scelto da poche coppie.

Ciò che mi piace sottolineare è che i professionisti del settore devono essere contattati con largo anticipo: non solo per comunicare il cambio della data, ma per gestire l’organizzazione del lavoro e delle squadre eventuali che dovranno essere definite.

In questo momento, dove le decisioni da prendere sono gravi e spesso gli animi stressati, bisogna lasciare affiorare ancora di più il lato umano; normalmente, già il nostro lavoro si basa sul feeling, sull’ascolto, adesso dobbiamo essere presenti per aiutare le coppie in questo momento difficile.

La figura del wedding planner può aiutare gli sposi in questa fase: fare da tramite, da intermediario per trovare la soluzione giusta che accomuni tutti.

Il Borgo della Rocca

Il primo punto da cui partire per iniziare a ripianificare il tutto è sicuramente la location (che determina anche la disponibilità e la scelta della data).

Se prima il piano B era importante, adesso è diventato vitale: prima di questo lockdown, il piano B riguardava in primo luogo l’instabilità del tempo e/o la pioggia; facendo insieme con gli sposi il sopralluogo in location, si definivano gli spazi per il piano A e il piano B, verificando per esempio anche la capienza delle sale. L’obiettivo era di non far vedere di aver messo in piedi una soluzione di ripiego: il piano B doveva essere bello quasi come il piano A.

Quindi, l’idea di partenza è quella di trovare insieme al responsabile della location, la soluzione più giusta: al momento, il consiglio è quello di pensare alla traslazione della data dopo l’estate, per osservare l’andamento di questi mesi e per verificare se e quando il Governo dovesse emettere altri ordini di chiusura.

Per i matrimoni dopo il mese di settembre, avranno anche loro una bellissima atmosfera: l’aria si fa più leggera, si può giocare con l’illuminazione con piccoli fili led, candele e colori leggermente più caldi.  

Bisogna considerare, però nella tabella oraria, soprattutto da ottobre in poi le ore di luce solare a disposizione: in questo caso bisogna lavorare insieme alla squadra di fornitori per poter sfruttare al meglio. Penso ai fotografi che devono essere messi nel migliore delle condizioni: definire quindi insieme i momenti, gli orari giusti per le fotografie più suggestive.

Con i matrimoni invernali, aggiungiamo una atmosfera magica, naturale che può essere enfatizzata qua e la da alcuni elementi decorativi (come alberi di Natale, coccarde…) e da luci (led e candele); bisogna verificare le condizioni tecniche della location, pensando al riscaldamento e agli spazi interni che siano capienti il giusto e che permettano di vivere al meglio la struttura, senza perdere attimi e momenti.

E’ qui che si lavora in squadra ed è qui si vede la professionalità dei fornitori!

Se la location, non dovesse avere i requisiti giusti, bisognerà trovare insieme ai responsabili una soluzione corretta: attenzione alla gestione della caparra e delle condizioni in cui si potrebbe perdere. Sarebbe davvero un peccato non sfruttare appieno l’occasione di poter sognare e progettare un’altra volta al proprio giorno più bello.